Schon einmal über Programme nachgedacht?
Von Oliver Buhr
Kennen Sie das? Sie haben ein umfangreiches Projekt perfekt aufgesetzt. Es sind klare Ziele formuliert worden. Messbar, eindeutig, terminiert. Der Projektplan ist nach allen Seiten abgestimmt. Auch der vereinbarte Business Case zeigt, dass dieses Projekt sich lohnen wird. Aber nach einiger Zeit beschleichen Sie Zweifel, dass Sie mit dem Projekt doch nicht erreichen werden, was Ihr Auftraggeber bezwecken wollte. Dass noch einige Maßnahmen fehlen, um sicherzustellen, dass die Ergebnisse wirklich im späteren Tagesgeschäft nutzenbringend umgesetzt werden können.
Für diese Situation könnte es nun viele gute Ansätze zur Verbesserung geben. Einen Ansatz möchte ich Ihnen vorstellen: Haben Sie schon einmal überlegt, ob Ihr Projekt nicht eher ein Programm ist und ihm deshalb noch einige wichtige Sichten und Instrumente zur Erfolgssicherung fehlen? Mit den folgenden Darstellungen möchte ich Ihnen den Best-Practice Ansatz MSP (Managing Successful Programmes) näherbringe.
Eingangs zur Klarstellung, was ein Programm ist: Ein Programm ist eine Initiative, die sich mit einer bedeutsamen Veränderung in einer Organisation beschäftigt. Vielfach geht es um die Unterstützung von wichtigen Elementen der Unternehmensstrategie. Diese Initiativen sind oft über mehrere Jahre angelegt und beinhalten ein Spektrum an Handlungsfeldern. Die Aktivitäten dieser Handlungsfelder werden in untergeordneten Projekten abgebildet. Somit bildet ein Programm eine Klammer über mehrere zusammengehörige Projekte.
Welchen Mehrwert liefert nun die Klammerfunktion "Programm"? Projekte schließen immer mit der Lieferung konkreter Ergebnisse für eine bestimmte Zielsetzung ab. Im Gegensatz dazu reichen Programme weiter. Sie beschäftigen sich auch mit der Einbettung der Ergebnisse in das Tagesgeschäft und zielen auf die Erreichung von Nutzen ab. Zu dem Zweck verfügen Programme über Rollen und Prozesse, die sich genau mit diesem zusätzlichen Aspekt der ?Transition" beschäftigen. Außerdem werden Abhängigkeiten, die zwischen den einzelnen Projekten bestehen, zentral koordiniert und im Auge behalten.
Programme haben somit das übergreifende Ziel, mit der Unterstützung mehrerer Projekte einen konkreten Nutzen für eine Organisation zu erzielen. Um dies zu erreichen, braucht es jedoch vielfach Elemente, die Projektmanagementmethoden nicht liefern: Definition und Vermittlung einer Vision, gelebtes Leadership in unsicheren Zeiten, permanente Bindung an eine sich ändernde Strategie, Etablierung einer tragfähigen Changekultur. All diese genannten Elemente finden sich in den Grundprinzipien von Programmmanagement nach MSP.
Wenn Sie also Projekte vor sich haben, bei denen auch Veränderungen in der Organisation eine erfolgskritische Rolle spielen, wo mehrere Handlungsfelder zur Erreichung einer gemeinsamen Strategie koordiniert werden müssen, dann sollten Sie über Umsetzung in Form eine Programmes nachdenken.
Auch ich habe in meinen Beratungsaufträgen daraus gelernt und setze mit meinen Kunden Vorhaben zur Optimierung der Projektarbeit vermehrt als Programm auf. Einfach aus dem Grund um einen nachhaltigen Erfolg sicherzustellen.
